Materialstyring

Kpmaterial er utviklet for å dekke behovene for materialstyring hos entreprenører både ute på prosjekter og inne på sentrallageret for bedriften. Hovedfunksjonene i Kpmaterial er innkjøpsplan, bestilling, mottak, uttak/retur fra lager og fakturakontroll. Artikkelkatalogen er delt i intern artikkelkatalog og leverandør- artikkelkatalog, med kobling mellom disse. Intern artikkelkatalog bygges opp etter hvert som systemet brukes. Leverandørartikkelkatalog kan legges inn manuelt eller fra diskett fra leverandør. Det er laget innlesingsprogram for leverandører som følger definisjonene i NOBB, men det kan enkelt lages tilpassninger for andre varianter.

Innkjøpsplan

I innkjøpsplanen planlegges alle (større) innkjøp som skal utføres for prosjektet. Innkjøpsplanen er delt inn i tre nivåer, avtalenivå som inneholder rammeavtaler for hver leverandør, bestillingsnivå som inneholder planlagte innkjøp (bestllinger) og detaljnivå som inneholder de aktuelle artikler for bestillingene. Dersom prosjektet er kalkulert v.h.a. data kan materialene trekkes ut av kalkylen og overføres til innkjøpsplanen. Materialene grupperes etter type og fordeles på leverandører. I samarbeid med produksjonen planlegges det hvordan innkjøpene skal splittes i bestillinger, og dette legges inn i innkjøpsplanen. En kan bruke materialstyringen uten å bruke innkjøpsplanen, men en vil da mangle planleggingen i innkjøpskjeden.

Bestilling

Bestillinger kan registreres på fire måter:

  • Ved å komplettere bestilling fra innkjøpsplan
  • Ved å komplettere bestilling som tidligere er reservert
  • Ved å generere bestillingsforslag ut fra bestillingspunkt og    lagerbeholdning og referere til denne ved bestilling
  • Ved å registrere bestilling direkte

Registreres bestillingen direkte må alle opplysninger om leverandør, leveringsbetingelser og artikler legges inn direkte. Brukes bestillingsplan er det nok å kontrollere opplysningen i bestillingshodet så er bestillingen klar. Brukes bestilling fra innkjøpsplanen er arbeidsmengden avhengig av hvor mange detaljer som er lagt inn under innkjøpsplanen. 
Bestillingene skrives ut med leverandørens artikkelnummer, enhet og beskrivelse, slik at mulighetene for missforståelser reduseres mest mulig.

Mottak

Avhengig av rutinene på prosjektet bestilles alle varer på forhånd. Ved mottak kan en registrere disse ved å referere til bestillingsnummer, og komplett mottak tilsvarende bestilling genereres. Dersom bestilling skulle mangle, kan mottak registreres direkte. Mottakene kan registreres inn på lager eller direkte til produksjon. I det siste tilfellet oppdateres ikke lagerbeholdningen på lageret.

Uttak/retur

Under funksjonene for uttak / retur registreres artiklene ut av lager til produksjon. Det er laget fire funksjoner for uttak / retur som er tilpasset spesielle behov:

  • Uttak til produksjon
  • Personlige uttak
  • Salg til eksterne
  • Overføring til andre prosjekter

Fakturakontroll

Under fakturakontrollen kontrolleres antall, priser, avgiftskoder og summer for fakturaer mot tidligere registrerte mottak. Hver faktura kan referere til flere mottak (pakksedler). Dersom prisene i leverandørartikkelkatalogen ikke stemmer, kan en korrigere prisene direkte. Fakturaer der priser og summer stemmer godkjennes og status på tilsvarende mottak oppdateres. Dette danner i neste omgang grunnlag for å skrive ut interimsrapporter (utestående fordringer).

Rapporter

Det er laget en serie rapporter for å dekke forskjellige behov i materialstyringen. De mest brukte rappotene under materialstyringen er:

  • Rapporter fra innkjøpsplaner
  • Status bestillinger / mottak
  • Innkjøpt varig materiell
  • Materialkostnader prosjekt
  • Rapport personlige uttak
  • Rapport salg fra lager
  • Interimsrapporter material
  • Lagerbeholdning etter artikkelnavn eller artikkelnummer